ই-জিপিতে টেন্ডার সাবমিট করার আগে শেষ মুহূর্তের চেকলিস্ট
মাসের পর মাস প্রস্তুতি নেওয়া একটি দরপত্রও শেষ কয়েক ঘণ্টার একটি ছোট ভুলে বাতিল হয়ে যেতে পারে: একটি ফরম "Encrypted" হয়নি, একটি নথি ম্যাপ করা বাকি, অথবা টেন্ডার সিকিউরিটির স্ট্যাটাস এখনো "Paid" দেখাচ্ছে না। এই লেখায় ই-জিপিতে Final Submission-এ ক্লিক করার ঠিক আগে কোন কোন বিষয় একে একে মিলিয়ে নেবেন, তার একটি ব্যবহারিক চেকলিস্ট দেওয়া হলো।
জমাদানের আগে চারটি প্রশ্নের উত্তর "হ্যাঁ" হতে হবে: সব নথি প্রস্তুত ও ম্যাপ করা কিনা, টেন্ডার সিকিউরিটি পরিশোধিত কিনা, প্রতিটি ফরম পূরণ ও চূড়ান্তভাবে এনক্রিপ্ট করা কিনা, এবং ফাইলগুলো নির্ধারিত আকার ও ফরম্যাটে কিনা। এরপর "I Agree" দিয়ে Final Submission করে "Final Submission Completed Successfully" বার্তা নিজের চোখে দেখে তবেই নিশ্চিন্ত হবেন।
কেন শেষ মুহূর্তের চেকলিস্ট আলাদাভাবে দরকার
ই-জিপি পোর্টাল একটি দরপত্রকে "জমা পড়েছে" হিসেবে গণ্য করে কেবল তখনই, যখন সব পূর্বশর্ত একসাথে পূরণ হয়। একটি পূর্বশর্ত বাকি থাকলেও "Go To Final Submission" বাটন সক্রিয় হয় না। সময়সীমা পার হলে সাধারণত Final Submission বাটন আর সক্রিয় থাকে না, আর নিজের সংযোগ বা কম্পিউটারের সমস্যার জন্য মার্জনার নিশ্চয়তা নেই। ওপেনিংয়ে ধরা পড়া ত্রুটি, যেমন মেয়াদোত্তীর্ণ সিকিউরিটি বা অসম্পূর্ণ এনক্রিপশন, সাধারণত সংশোধনযোগ্যও নয়। পোর্টালের ধাপগুলো বিস্তারিত দেখতে আমাদের টেন্ডার জমাদান ও প্রত্যাহার ম্যানুয়াল দেখুন।
১. বাধ্যতামূলক নথি: প্রস্তুত, সঠিক ফরম্যাটে, সঠিক আকারে
প্রথম প্রশ্ন হলো TDS/BDS-এ চাওয়া প্রতিটি নথি আপনার হাতে আছে কিনা। প্রকৃতিভেদে তালিকা আলাদা:
- সব দরপত্রে: হালনাগাদ ট্রেড লাইসেন্স, TIN/BIN ও প্রযোজ্য ক্ষেত্রে ইনকর্পোরেশন সনদ।
- পণ্যে: Statement of Compliance/Deviation এবং প্রযোজ্য হলে Manufacturer's Authorization।
- নির্মাণকাজে: মেথড স্টেটমেন্ট, কর্মপরিকল্পনা, ইকুইপমেন্ট শিডিউল ও সদৃশ কাজের অভিজ্ঞতার প্রমাণ।
- সেবায় (RFP): মূল বিশেষজ্ঞদের স্বাক্ষরিত CV, এবং এমন কারিগরি প্রস্তাব যেখানে ভুলবশতও মূল্য উল্লেখ নেই।
- ভৌতসেবায়: দরপত্রটি e-PSN নাকি e-PSN Manpower, STD কোড দেখে আগে নিশ্চিত করুন।
প্রতিটি ফাইল ২ মেগাবাইটের নিচে রাখুন, বহু পৃষ্ঠার নথি PDF আকারে একটি ফাইলে। স্ক্যান ও সংকোচনের কাজ আগের দিনের মধ্যেই শেষ করুন।
২. ফরম পূরণ ও ম্যাপিং: লাল সতর্কবার্তা মুছে গেছে কি না
প্রতিটি ফরমের পাশে দুটি লিংক থাকে: Fill ও Map। কোনো বাধ্যতামূলক ফরম অপূর্ণ বা অম্যাপকৃত থাকলে BoQ ফরমের নিচে লাল রঙে লেখা থাকে: "Please fill Mandatory forms and Map Supporting / Reference Documents as requested"।
- প্রতিটি ফরমে Pending Required Documents শূন্য (0) এবং Mapped Document সংখ্যা Total Required Documents-এর সমান কিনা দেখুন।
- Common Document Library থেকে পুরোনো সংস্করণ ভুল করে ম্যাপ হয়েছে কিনা ফাইলের নাম দেখে নিশ্চিত হোন।
- আর্থিক ফরমে দশমিক অংশে সর্বোচ্চ তিন অঙ্ক দেওয়া যায়।
- লটভিত্তিক পণ্য দরপত্রে TDS-এ যদি লটের অন্তত ৮০% আইটেম এবং প্রাক্কলিত লট মূল্যের অন্তত ৬৫%-এর শর্ত থাকে, প্রতিটি লট আলাদা করে মিলিয়ে নিন।
BoQ-তে একক দর ও পরিমাণের গুণফল আরেকবার মিলিয়ে নিন, কারণ মূল্যায়নে সংশোধিত মূল্যই চূড়ান্ত গণ্য হয়। বিস্তারিত: BoQ পড়ার গাইড।
৩. টেন্ডার সিকিউরিটি: Payment ট্যাবে "Paid" দেখাচ্ছে কি না
সিকিউরিটি পরিশোধ না হলে সিস্টেম দেখায় "Tender Security Payment is Pending"। ইনস্ট্রুমেন্ট হাতে পাওয়াই যথেষ্ট নয়: e-GP এনলিস্টেড ব্যাংক শাখার Branch Maker তথ্য প্রবেশ করাবেন, Branch Checker অনুমোদন দেবেন, তারপরই Payment ট্যাবের Tender Security সাব-ট্যাবে স্ট্যাটাস "Paid" হবে।
- অঙ্ক TDS/BDS-এর অঙ্কের সমান বা বেশি কিনা মিলিয়ে নিন। সাধারণ নিয়মে এটি আনুমানিক মূল্যের সর্বোচ্চ ৩%, আইটেম-ভিত্তিক ক্ষেত্রে ন্যূনতম ২% (বিধি ৩১), তবে দরপত্রের নিজস্ব সংখ্যাই চূড়ান্ত।
- সুবিধাভোগী হিসেবে সঠিক PE-র নাম আছে কিনা দেখুন।
- ব্যাংক গ্যারান্টিতে "Irrevocable" শব্দ ও দরপত্রের বৈধতার সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ মেয়াদ আছে কিনা যাচাই করুন।
হিসাবের খুঁটিনাটি: টেন্ডার সিকিউরিটি কীভাবে হিসাব করা হয়।
৪. চূড়ান্ত এনক্রিপশন: প্রতিটি ফরমের পাশে "Encrypted"
প্রতিটি ফরম পূরণের পর প্রথম দফায় Sign, Encrypt ও Save করা হয়। জমাদানের আগে প্রতিটি ফরমে চূড়ান্ত চক্রও লাগে: "Encrypt" লিংকে ক্লিক, তারপর "Decrypt", পাসওয়ার্ড দিয়ে "Verify Password", তথ্য দেখে "Encrypt and Save", শেষে "OK"। এরপরই লিংকটি স্থায়ী লেখা "Encrypted"-এ পরিণত হয়।
একটি ফরমেও এই ধাপ বাদ থাকলে প্রস্তাব জমা দেওয়া যাবে না, আর অসম্পূর্ণ এনক্রিপশনের ফরম PE ওপেনিংয়ে ডিক্রিপ্ট করতে পারবেন না। সময়সীমার অন্তত ২৪ ঘণ্টা আগে সব ফরমের উভয় চক্র শেষ করুন এবং প্রতিটি সারি আলাদা করে দেখুন।
ধরা যাক একটি নির্মাণকাজের দরপত্রে ১২টি ফরম, সময়সীমা বৃহস্পতিবার দুপুর ১২টা। দরদাতা বুধবার দুপুরের মধ্যে সব ফরমের এনক্রিপশন শেষ করে বিকেলে সিকিউরিটির "Paid" স্ট্যাটাস নিশ্চিত করলেন। বৃহস্পতিবার সকাল ৯টায় চেকলিস্ট মেলাতে গিয়ে দেখলেন একটি অভিজ্ঞতা সনদের জন্য Pending Required Documents "1" দেখাচ্ছে। হাতে সময় থাকায় শান্তভাবে নথিটি ম্যাপ করে সকাল ১০টার আগেই Final Submission সম্পন্ন হলো। একই ভুল সাড়ে এগারোটায় ধরা পড়লে ঝুঁকি অনেক বেশি হতো।
৫. Final Submission এবং জমাদানের প্রমাণ সংরক্ষণ
সিকিউরিটি পরিশোধিত হলে Terms and Conditions-এর ঘোষণা ও "I Agree" চেকবক্স দেখা যায়। টিক দিয়ে "Go To Final Submission" চাপলে একটি পর্যালোচনা পৃষ্ঠা আসে, যেখানে কোন ফরম পূরণ, এনক্রিপ্ট ও ম্যাপ হয়েছে তার সারসংক্ষেপ থাকে। পড়ে নিয়ে নিচের "Final Submission" বাটনে ক্লিক করুন।
সফল হলে লাল রঙে বার্তা আসে "Final Submission Completed Successfully", সাথে "Substitute / Modification" ও "Tender Withdrawal" বাটন। এই বার্তা না দেখা পর্যন্ত ধরে নেবেন না যে দরপত্র জমা হয়েছে। বার্তা ও Submission Details পৃষ্ঠার স্ক্রিনশট রেখে দিন। সময়সীমার আগে OTP যাচাই করে সংশোধন করা যায়, তবে সংশোধনের পর আবার Final Submission করতে হয়। Tender Withdrawal অপরিবর্তনীয়: এরপর সেই দরপত্রে আর বিড করা যায় না।
৬. শেষ এক-দুই ঘণ্টার ঝুঁকি এবং কীভাবে এড়াবেন
সময়সীমা যত কাছে আসে, তত বেশি দরদাতা একসাথে পোর্টালে কাজ করেন, ফলে পৃষ্ঠা লোড ও এনক্রিপশন ধীর হতে পারে। তাই:
- শেষ ১ থেকে ২ ঘণ্টায় প্রথমবার কোনো ফরম পূরণ বা Final Submission শুরু করবেন না।
- মোবাইল ডেটা হটস্পটের মতো একটি বিকল্প ইন্টারনেট সংযোগ প্রস্তুত রাখুন।
- পৃষ্ঠা আটকে গেলে বারবার ক্লিক না করে অপেক্ষা করুন, তারপর রিফ্রেশ করে দেখুন কাজটি আসলে সম্পন্ন হয়েছিল কিনা।
- পোর্টালের দিক থেকে ব্যাপক বিভ্রাটের সন্দেহ হলে স্ক্রিনশট, সময় ও ত্রুটি বার্তা সংরক্ষণ করে BPPA হেল্প ডেস্ক ও PE-কে জানান। এটি শেষ অবলম্বন, পরিকল্পনার অংশ নয়।
৭. DPM ও SSS-এ বাড়তি সতর্কতা
DPM ও SSS-এ Final Submission হওয়া মাত্র সিস্টেম নোটিশ-সম্পর্কিত ছয়টি তারিখ ও সময় স্বয়ংক্রিয়ভাবে রিসেট করে, এবং Substitution, Modification বা Withdrawal কোনোটির অপশন থাকে না। তাই এখানে চেকলিস্ট আরও কঠোরভাবে মেলাতে হবে। OTM বা LTM-এ সংশোধনের সুযোগ থাকলেও তার ওপর ভরসা করে অসম্পূর্ণ দরপত্র জমা দেবেন না।
সংক্ষেপে
- প্রতিটি নথি হালনাগাদ, PDF আকারে এবং ২ মেগাবাইটের নিচে।
- প্রতিটি ফরমে Pending Required Documents শূন্য, লাল সতর্কবার্তা নেই।
- Payment ট্যাবে টেন্ডার সিকিউরিটি "Paid", অঙ্ক, সুবিধাভোগী ও মেয়াদ সঠিক।
- প্রতিটি ফরমে স্থায়ী "Encrypted", কাজটি সময়সীমার অন্তত ২৪ ঘণ্টা আগে শেষ।
- "Final Submission Completed Successfully" বার্তার স্ক্রিনশট সংরক্ষিত।
- শেষ এক-দুই ঘণ্টার ভিড় এড়িয়ে জমা, বিকল্প ইন্টারনেট প্রস্তুত।
প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন (FAQ)
"Go To Final Submission" বাটন সক্রিয় হচ্ছে না কেন?
সব ফরম পূরণ করেছি, তবুও লাল সতর্কবার্তা দেখাচ্ছে কেন?
Final Submission-এর পর কি দরপত্র সংশোধন করা যায়?
সময়সীমার কত আগে জমা দেওয়া নিরাপদ?
দরপত্র যে জমা হয়েছে তার প্রমাণ কী?
সম্পর্কিত পাতা
ফরম পূরণ ও প্রস্তুতি
Tender Preparation ট্যাবের ফরম পূরণ ও ম্যাপিং।
জমাদান ও প্রত্যাহার
Final Submission, সংশোধন ও প্রত্যাহারের ধাপ।
প্রশ্নোত্তর ও পেমেন্ট
টেন্ডার সিকিউরিটি ও অন্যান্য পেমেন্ট।
OTM (Open Tendering Method)
সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত ক্রয় পদ্ধতি।
তথ্যসূত্র
- National e-GP Portal — eprocure.gov.bd
- Bangladesh Public Procurement Authority (BPPA) — e-GP
- Bangladesh e-Government Procurement (e-GP) Guidelines (Revised), 2025
সর্বশেষ হালনাগাদ: অক্টোবর ২০২৬ · টেন্ডার জমা দেওয়ার আগে সর্বদা eprocure.gov.bd-এর মূল নথি যাচাই করুন।
রায়হান খান গত ১০ বছর ধরে সরকারি ক্রয় ক্ষেত্রে কাজ করছেন — বাংলাদেশজুড়ে ক্লায়েন্টদের জন্য টেন্ডার প্রস্তুত, পর্যালোচনা ও জমা দেওয়ার কাজ করে আসছেন। বাংলাদেশে ই-প্রকিউরমেন্ট শুরুর একদম প্রথম দিন থেকেই তিনি ই-জিপি সিস্টেমে হাতে-কলমে কাজ করে আসছেন এবং পূর্ববর্তী PPR 2008 থেকে বর্তমান PPR 2025 পর্যন্ত, টেন্ডার ডকুমেন্টেশনের প্রয়োজনীয়তা, মূল্যায়ন মানদণ্ড, এবং NCT ও ICT উভয় পদ্ধতিতে দরপত্র জমাদানের বাস্তব চিত্র সম্পর্কে গভীর ব্যবহারিক বোঝাপড়া গড়ে তুলেছেন। ঠিকাদার ও পরামর্শকরা প্রতিদিন যে অনুসন্ধান-জনিত ঝামেলার মুখোমুখি হতেন, তা দূর করতেই তিনি ই-জিপি বাংলা প্রতিষ্ঠা করেন।