টেন্ডার উন্মুক্তকরণ (TOR) ও মূল্যায়ন

টেন্ডার ওপেনিং তারিখ-সময়ে পৌঁছালে Tender Status "Being Processed"-এ পরিবর্তিত হয়। এরপর Opening ট্যাবে Tender Opening Report (TOR) দেখা যায়, এবং মূল্যায়নকালে Evaluation ট্যাবে Clarification, Validity/Security Extension, Post Qualification, Debriefing ও Negotiation-এর মতো গুরুত্বপূর্ণ কার্যক্রম সম্পন্ন করতে হয়।

Opening ট্যাব — TOR রিপোর্ট

1. ওপেনিং তারিখ-সময়ে পৌঁছালে Tender Status "Being Processed"-এ পরিবর্তিত হয়। PE/Tenderer/Evaluation Committee সদস্য বা TOR1-TOR2 প্রতিবেদন পাওয়া যেকোনো ব্যক্তি TOR লিংকে ক্লিক করে ওপেনিং প্রতিবেদন তৈরি করতে পারেন। Services-এর ক্ষেত্রে TOR 1/TOR 2-এর পরিবর্তে POR 1/POR 2 ব্যবহৃত হয়। Screen E1
2. TOR লিংকে ক্লিক করলে Tender Opening Report 1 (TOR 1) ও Tender Opening Report 2 (TOR 2)-এর "View" লিংক দেখা যায়। Screen E2.1
3. TOR 1-এর "View" লিংকে ক্লিক করলে নতুন উইন্ডোতে Tender Detail, Ministry/Division/Organization তথ্য, Package ও Lot Information, Procurement Data, Procurement Plan, Advertisement Details, Tender Date and Time, Opening Date and Time ও Tender Document Details দেখা যায়। ডান পাশে "Print" ও "Save As PDF" অপশনও থাকে। Screen E2.2
4. TOR 2-এর "View" লিংকে ক্লিক করলে Tender Detail, Ministry/Division/Organization তথ্য, Package ও Lot Information, Tender Date and Time, Tender Document Details, Tender Security Details ও Tenderer-এর Total Quoted Amount দেখা যায়। STD e-PW2A ও e-PW3-এ TOR 2-তে Official Cost Estimate-ও দেখানো হয়। Screen E3

Evaluation ট্যাব — চারটি সাব-ট্যাব

Tender Evaluation Committee (TEC)-এর মূল্যায়নকালে "Evaluation" ট্যাবে চারটি সাব-ট্যাব থাকে: Clarification, Validity / Security Extension, Post Qualification ও Debriefing of Tender। Screen E4

Clarification

1. TEC Chairperson স্পষ্টীকরণ চাইলে তা পোস্ট করে Tenderer-এর কাছে পাঠান; Tenderer সংশ্লিষ্ট ফর্মের নাম ও Action কলামে "Prepare Clarification" লিংক দেখতে পাবেন। Screen E5
2. লিংকে ক্লিক করলে TEC Chairperson-এর প্রশ্নসহ নতুন পাতা খোলে; Tenderer জবাব লিখে "Save" বাটনে ক্লিক করেন, প্রয়োজনে "Upload Document" দিয়ে রেফারেন্স ডকুমেন্টও যুক্ত করা যায়।
3. "Save" ক্লিকে সিস্টেম "Clarification provided successfully" বার্তা দেখায়।
4. সব প্রয়োজনীয় ফর্মে জবাব দিলে "Prepare Clarification" লিংক "Clarification Prepared"-এ পরিণত হয় এবং নিচে "Notify TEC Chairperson" বাটন আসে — ক্লিক করলে সব জবাব TEC Chairperson-এর কাছে পাঠানো হয়।
5. নোটিফাই করার পর "Clarification Prepared" লিংক "View"-এ পরিবর্তিত হয়, যা দিয়ে প্রশ্ন ও জবাব যেকোনো সময় দেখা যায়।

Validity / Security Extension

টেন্ডারের ভ্যালিডিটি পিরিয়ড শেষ হয়ে যাওয়ার আগে Procuring Entity বিড ভ্যালিডিটি বাড়ানোর অনুরোধ পাঠাতে পারে (মূল্যায়ন ও অ্যাওয়ার্ডের জন্য অতিরিক্ত সময় প্রয়োজন হলে)। PE সিস্টেমে Tender Validity Extension তৈরি করে HOPE/Secretary-এর অনুমোদনের জন্য পাঠায়; অনুমোদনের পর Tenderer পরবর্তী প্রক্রিয়ায় যান।

1. "Validity / Security Extension" ট্যাবের "Pending" সাব-ট্যাবে "Process" ও "View" লিংক দেখা যায়। Screen E11
2. "Process" লিংকে ক্লিক করলে অনুরোধের বিস্তারিত দেখা যায়; Tenderer "Accept" বা "Reject" নির্বাচন করে "Submit" বাটনে ক্লিক করেন। Screen E12
3. Accept করার সময় দুটি সতর্কবার্তা এবং Reject করার সময় একটি সতর্কবার্তা প্রদর্শিত হয়।
4. সাবমিটের পর সিস্টেম "Validity Extension Request Done Successfully" বার্তা দেখায় এবং অনুরোধের বিস্তারিত "Accepted / Rejected" ট্যাবে পাওয়া যায়। এরপর Tenderer-কে সংশ্লিষ্ট ব্যাংক শাখায় গিয়ে Tender Security-এর মেয়াদ বাড়ানোর অনুরোধ করতে হয়।

Post Qualification ও Debriefing of Tender

1. Post Qualification

   TEC Chairperson Post Qualification প্রসেস করার সময় Site Visit-এর তারিখ ও সময় নির্ধারণ করেন, যা Tenderer "Post Qualification" ট্যাবে দেখতে পাবেন। Screen E14

2. Debriefing of Tender

   মূল্যায়নকালে Procuring Entity-এর কাছ থেকে ব্যাখ্যা চাইতে Tenderer "Debriefing on Tender" ট্যাবে গিয়ে ট্যাব লাইনের নিচে ডান পাশে "Seek Clarification" লিংকে ক্লিক করেন। Screen E15

3. লিংকে ক্লিক করলে প্রশ্ন লেখার পাতা খোলে; "Submit" বাটনে ক্লিক করলে সিস্টেম প্রশ্নটি Procuring Entity-কে পাঠায় এবং "Your Query Posted Successfully" বার্তা দেখায়।

Negotiation ট্যাব

Negotiation ট্যাব শুধু Goods (Direct Procurement), Services ও Physical Services টেন্ডারের ক্ষেত্রে দেখা যায়।

1. TEC Chairperson নেগোসিয়েশনের অনুরোধ পাঠালে, নেগোসিয়েশন শুরুর সময়ের পর Tenderer-কে "Accept/Reject" লিংকে ক্লিক করে গ্রহণ/প্রত্যাখ্যান করতে হয়। Screen E18
2. Accept/Reject নির্বাচন করে মন্তব্যসহ "Submit" বাটনে ক্লিক করতে হয়। Reject করলে নেগোসিয়েশন ব্যর্থ হয়ে যায়। Screen E19
3. অনুরোধ গ্রহণের পর "Online Negotiation" লিংকে ক্লিক করে TEC Chairperson-এর পোস্ট করা প্রশ্ন দেখা ও জবাব দেওয়া যায়।
4. "Reply" লিংকে ক্লিক করে প্রশ্নের জবাব লিখে "Submit" করতে হয়; "Download"/"Upload" লিংক দিয়ে ডকুমেন্টও আদান-প্রদান করা যায়।
5. TEC Chairperson কর্তৃক পরিবর্তিত Price Schedule Form গ্রহণ/প্রত্যাখ্যান করতে "Process" বাটনে ক্লিক করতে হয়। Screen E23
6. "View" লিংকে ক্লিক করে পরিবর্তনগুলো দেখে Accept/Reject নির্বাচন করে "Submit" করতে হয়; Price Schedule Form-এর পরিবর্তনগুলো সরাসরি দেখা যায়। Screen E24 · E25
7. নেগোসিয়েশন গ্রহণ করলে স্ট্যাটাস "Successful" দেখা যায় এবং নেগোসিয়েটেড পরিমাণ Tender Evaluation Report 3 (TER3)-এ প্রদর্শিত হয়। Screen E26

সম্পর্কিত পাতা