প্রকাশের পর: সক্রিয় ব্যবস্থাপনার পর্ব

প্রকাশের পর অনেক ক্রয়কারী ভাবেন বড় কাজ শেষ। বাস্তবে এখান থেকেই শুরু হয় সবচেয়ে সংবেদনশীল পর্ব — যেখানে সমতা রক্ষা, সময়ানুবর্তিতা ও নথিভুক্তি তিনটিই একসাথে সামলাতে হয়।

My Tenders — দরপত্রের অবস্থা

1. ট্যাবগুলো থেকে দরপত্রের বর্তমান অবস্থা দেখা যায় — Live, Processing, Cancelled ইত্যাদি।
2. সপ্তাহে একবার Processing ট্যাবের প্রতিটি দরপত্রের বর্তমান ধাপ মিলিয়ে দেখুন।
3. প্রতিটির ভ্যালিডিটি কবে শেষ হচ্ছে তা To Do List-এ রাখুন।
4. আটকে থাকা ফাইল Workflow History দিয়ে ট্র্যাক করুন।
5. Cancelled-এর সংখ্যা বাড়লে কারণ বিশ্লেষণ করুন — সমস্যা সাধারণত দলিল বা প্রাক্কলনে, প্রক্রিয়ায় নয়।

প্রি-টেন্ডার মিটিং ও ক্লারিফিকেশন

1. মিটিংয়ের তারিখ বিজ্ঞাপনেই দিন এবং যথেষ্ট আগে রাখুন।
2. মিটিংয়ে উত্থাপিত প্রতিটি প্রশ্ন ও উত্তর কার্যবিবরণীতে লিখুন।
3. কার্যবিবরণী সব দরদাতার জন্য প্রকাশ করুন — যাঁরা উপস্থিত ছিলেন না, তাঁদের জন্যও।
4. পোর্টালে আসা প্রশ্নের উত্তর কখনোই একজনকে আলাদা করে দেবেন না; সমতা রক্ষাই এখানে মূল নীতি।
5. উত্তর দিতে গিয়ে যদি দলিলের কোনো শর্ত বদলাতে হয়, তবে তা ক্লারিফিকেশন নয় — সংশোধনী জারি করতে হবে।

সংশোধনী, বাতিল ও মেয়াদ বর্ধন

1. Corrigendum জারি করলে দরদাতাদের প্রস্তুতির জন্য যথেষ্ট সময় দিতে হয়; প্রয়োজনে ক্লোজিং পেছাতে হবে।
2. দরপত্র বাতিলের নির্দিষ্ট শর্ত আছে — কেবল “দরদাতা কম” যুক্তিতে বাতিল করলে সময় ও অর্থ দুটোই নষ্ট হয়, আর পরের বার সাড়া আরও কমে।
3. Validity Extension-এর অনুরোধ অনুমোদনের আগে তিনটি প্রশ্ন করুন — বিলম্বের প্রকৃত কারণ কী, কত দিন বাড়ানো হচ্ছে, এবং তা যথেষ্ট কিনা।
4. দরপত্রের মেয়াদ বাড়ালে টেন্ডার সিকিউরিটির মেয়াদও বাড়াতে হবে — বর্ধিত মেয়াদ + ২৮ দিন (বিধি ৩২(৩))।
5. সিকিউরিটি গ্রহণ ও যাচাই ব্যাংকের ভূমিকার সাথে সমন্বিত — Collect Fee ও Verify Fee।

ক্রয়কারী ম্যানুয়ালের সব পাতা