e-CMS-এ চলতি বিল (Running Bill) জমা ও পেমেন্ট পাওয়ার প্রক্রিয়া

কাজ হয়েছে, পরিমাপও হয়েছে, কিন্তু টাকা আসছে না: নির্মাণকাজের ঠিকাদারদের কাছে এটি খুব চেনা অভিযোগ। সমস্যাটা প্রায়ই থাকে বিলের ক্রমে বা নথিতে। এই লেখায় e-GP-র চুক্তি ব্যবস্থাপনা মডিউল e-CMS-এ চলতি বিল (Running Bill বা Interim Bill) কীভাবে তৈরি ও জমা দিতে হয়, বিল থেকে কী কী কাটা যায় এবং টাকা কীভাবে আপনার ব্যাংক হিসাবে পৌঁছায়, তা ধাপে ধাপে ব্যাখ্যা করা হলো।

চলতি বিল কী, আর চূড়ান্ত বিলের সাথে পার্থক্য কোথায়

PPR 2025-এর বিধি ৫১(১৪) অনুযায়ী ঠিকাদার প্রতি মাসে একটি মাসিক বিবরণী প্রকল্প ব্যবস্থাপকের (PM) কাছে দাখিল করেন। এই বিবরণীতে সেই মাস পর্যন্ত সম্পাদিত সমুদয় কাজের মূল্য থেকে আগের সনদগুলোতে ইতিমধ্যে প্রত্যয়িত ক্রমপুঞ্জিত মূল্য বাদ দেওয়া হয়। ফলে প্রতিটি চলতি বিলে শুধু সেই মাসের বাড়তি কাজটুকুর দাম আসে।

চূড়ান্ত বিল (Final Bill) দাখিল হয় কাজ সম্পূর্ণ শেষ হওয়ার পর। তখন সব হিসাব চূড়ান্ত হয়। e-GP-র পেমেন্ট রেকর্ডে কোনো পেমেন্টকে FINAL চিহ্নিত করলে সেই চুক্তির জন্য আর নতুন পেমেন্ট সার্টিফিকেট তৈরি করা যায় না। তাই চলতি বিলকে ভুল করেও FINAL হিসেবে চিহ্নিত করবেন না।

বিলের ভিত্তি: পরিমাপ বহি (Measurement Book) ও যৌথ পরিমাপ

নির্মাণকাজে BoQ বলে পরিকল্পিত পরিমাণ, আর পরিমাপ বহি (MB) বলে প্রকৃতপক্ষে কতটুকু কাজ হয়েছে। তাই চলতি বিলের আসল ভিত্তি MB। সাধারণ অনুশীলনে প্রক্রিয়াটি এরকম:

1. কোনো BoQ আইটেমের একটি অংশ শেষ হলে ঠিকাদারের প্রতিনিধি PE-এর তত্ত্বাবধায়ক প্রকৌশলীকে পরিমাপের জন্য লিখিতভাবে জানান।
2. দুই পক্ষের প্রতিনিধি সরেজমিনে একসাথে মাপ নেন এবং MB-তে তারিখ ও স্থানসহ লিপিবদ্ধ করেন।
3. উভয় পক্ষ এন্ট্রিতে স্বাক্ষর করেন। এই যৌথ স্বাক্ষরই পরিমাপের বৈধতার মূল ভিত্তি।
4. যে কাজ পরে ঢাকা পড়বে, তার মাপ ও ছবি অবশ্যই ঢাকা পড়ার আগেই নিতে হয়।

বিধি ৬০(৩) অনুযায়ী MB একটি দাপ্তরিক ক্রয়-রেকর্ড, যা ক্রয়কারীকে ন্যূনতম পাঁচ বছর সংরক্ষণ করতে হয়। দাপ্তরিক MB থাকে PE-এর হেফাজতে, তাই প্রতিটি এন্ট্রির ছবি বা কপি নিজের ফাইলে রাখুন; বিরোধ দেখা দিলে এটিই দ্রুততম প্রমাণ।

e-CMS-এ চলতি বিল জমার ধাপগুলো

PM মাসিক বিবরণী MB-এর সাথে মিলিয়ে প্রত্যয়ন করলে e-CMS-এ তা Quantity Accepted হিসেবে দেখায়। এরপর পোর্টালে কাজ এভাবে এগোয়:

1. Measurement of Works ট্যাবে "View" লিংকে ঢুকে Quantity Accepted ও Quantity Pending মিলিয়ে নিন। কোনো আইটেম Pending থাকলে আগে PM-এর সাথে সেটি নিষ্পত্তি করুন।
2. Payment ট্যাবে গিয়ে "Generate Invoice" লিংকে ক্লিক করুন।
3. অনুমোদিত আইটেমগুলো নির্বাচন করে "Send To PM" বাটন চাপুন। পণ্য চুক্তিতে এই বাটনের নাম "Send To PE"।
4. "Invoice Generated successfully" বার্তা আসার পর সিস্টেম সহায়ক নথি আপলোড করতে বলবে।
5. "File Uploaded successfully" দেখালে "Go Back" চেপে ফিরে আসুন।

বিলের সাথে কোন সহায়ক নথি লাগে

ক্রয়ের প্রকৃতি অনুযায়ী সহায়ক নথি আলাদা হয়:

• নির্মাণকাজ (Works): MB এন্ট্রি, BoQ আইটেমভিত্তিক Quantity Accepted-এর প্রমাণ, প্রযোজ্য হলে ল্যাব টেস্ট রিপোর্ট।
• পণ্য (Goods): ডেলিভারি চালান, কারিগরি পরীক্ষণ ও গ্রহণ কমিটির প্রতিবেদন, প্যাকিং লিস্ট ও ইনভয়েসের কপি।
• বুদ্ধিবৃত্তিক সেবা (Services): ডেলিভারেবল বা প্রতিবেদনের সাইন-অফ, সময়ভিত্তিক চুক্তিতে টাইমশিট।
• ভৌতসেবা (Physical Services): মাসিক উপস্থিতি বা টাইমশিট, SLA প্রতিপালনের প্রমাণ, সরবরাহকৃত সেবার লগ।

আরও একটি পূর্বশর্ত প্রায়ই চোখ এড়িয়ে যায়: কর্মপরিকল্পনা (Work Program)। বিধি ৫১(২) অনুযায়ী ঠিকাদার কর্মপরিকল্পনা দাখিল না করা পর্যন্ত PM পেমেন্ট সার্টিফিকেট থেকে চুক্তির বিধান অনুযায়ী নির্দিষ্ট অর্থ স্থগিত রাখতে পারেন। তাই কাজ শুরুর সময়েই e-CMS-এর Work Program ট্যাবে সময়সূচি পাঠিয়ে PM-এর অনুমোদন নিয়ে রাখুন। মনে রাখবেন, আনুষ্ঠানিক ভ্যারিয়েশন অর্ডার ছাড়া মৌখিক নির্দেশে করা বাড়তি কাজ চলতি বিলে দাবি করা কঠিন।

বিল থেকে কী কী কাটা যায়

একটি চলতি বিল থেকে সাধারণত এই ক্রমে কর্তন হয়: প্রযোজ্য ভ্যাট, অগ্রিম আয়কর (এআইটি), রিটেনশন মানি (নির্মাণকাজ ও ভৌতসেবায় ৫%, পণ্যে ১০%), চুক্তিতে মোবিলাইজেশন অগ্রিম নেওয়া থাকলে তার আনুপাতিক আদায়, এবং বিলম্ব থাকলে বিলম্ব জরিমানা (LD)। নির্মাণকাজে রিটেনশন প্রতিটি কিস্তি থেকেই কাটা হয়, আর মোবিলাইজেশন অগ্রিম আদায় হয় প্রকৃত কার্যসম্পাদনের শতকরা হারের অনুপাতে (বিধি ৫১(১০)-(১২))।

উদাহরণ: একটি মাসিক চলতি বিলের হিসাব

ধরা যাক একটি সড়ক নির্মাণ চুক্তির মূল্য ৳১,৫০,০০,০০০। চুক্তিতে মোবিলাইজেশন অগ্রিম হিসেবে ৳১৫,০০,০০০ নেওয়া হয়েছে। এই মাসে PM প্রত্যয়ন করেছেন ৳১২,০০,০০০ মূল্যের কাজ। ভ্যাট ৭.৫% ও এআইটি ৬% শুধু উদাহরণের জন্য ধরা হলো; নিজের চুক্তিতে প্রযোজ্য হার যাচাই করে নেবেন। সব সংখ্যা কাল্পনিক।

অর্থাৎ বিলকৃত অঙ্কের ২৮.৫% এই মাসে হাতে আসছে না। রিটেনশনের ৳৬০,০০০ অবশ্য হারিয়ে যায়নি; এটি একটি ক্রমপুঞ্জিত ব্যালেন্সে জমা থাকবে এবং ত্রুটিজনিত দায়ের মেয়াদ (DLP) শেষে ফেরতযোগ্য। তবু নগদ প্রবাহের পরিকল্পনায় প্রতিটি বিলেই এই কর্তন ধরে রাখতে হবে। বিলম্ব জরিমানা যোগ হলে হিসাব কেমন দাঁড়ায়, তা দেখুন বিলম্ব জরিমানা ও সময় বৃদ্ধি লেখায়।

টাকা কীভাবে ব্যাংকে আসে এবং কত দিনে

ঠিকাদার e-CMS-এ বিল দাখিল করেন, PE যাচাই করে অনুমোদন দেন, এরপর অনুমোদিত বিল আঞ্চলিক হিসাব অফিস হয়ে মহা হিসাব নিয়ন্ত্রকের (CGA) iBAS++ ব্যবস্থায় প্রক্রিয়াকৃত হয় এবং টাকা সরাসরি ঠিকাদারের ব্যাংক হিসাবে জমা হয়। তফসিল-২-এর দাপ্তরিক সময়সীমা:

• প্রতিটি পেমেন্ট সনদ ইস্যুর তারিখ থেকে ২৮ দিনের মধ্যে ঠিকাদারকে মূল্য পরিশোধ।
• সম্পূর্ণ ও সঠিক হিসাব পাওয়ার ৫৬ দিনের মধ্যে চূড়ান্ত মূল্যপরিশোধের সনদ।
• চূড়ান্ত হিসাব সঠিক না হলে ঠিকাদারের চূড়ান্ত পেমেন্টের অনুরোধের তারিখ থেকে ২১ দিনের মধ্যে ত্রুটির তালিকা জারি।

পেমেন্ট দেরি হলে কী করবেন

প্রত্যয়িত অর্থ ২৮ দিনের মধ্যে পরিশোধের বাধ্যবাধকতা থাকলেও বিলম্বিত পেমেন্টের জন্য সুদ বা জরিমানার সুনির্দিষ্ট বিধান বিধিমালায় পাওয়া যায় না। তাই কার্যকর পথ হলো লিখিত ও ধাপে ধাপে অনুসরণ:

1. e-CMS-এ ইনভয়েসের স্ট্যাটাস দেখে বুঝুন বিল কোথায় আটকে আছে।
2. সনদ ইস্যুর তারিখ ও ২৮ দিনের সময়সীমা উল্লেখ করে PM বা PE-কে ই-মেইল বা আনুষ্ঠানিক চিঠিতে অনুস্মারক পাঠান।
3. সাড়া না পেলে ক্রয়কারী কার্যালয় প্রধানের কাছে লিখিতভাবে বিষয়টি জানান।
4. দীর্ঘস্থায়ী বা বারবার বিলম্বে আনুষ্ঠানিক অভিযোগ ও আপিল পথ বিবেচনা করুন।

সংক্ষেপে

• চলতি বিল মাসিক ও ক্রমপুঞ্জিত; প্রতিটিতে শুধু সেই মাসের বাড়তি কাজের দাম আসে (বিধি ৫১(১৪))।
• ক্রম বদলানো যায় না: যৌথ পরিমাপ, MB এন্ট্রি, PM-এর প্রত্যয়ন, তারপর Generate Invoice।
• প্রকৃতিভেদে সঠিক সহায়ক নথি দিন; Works-এ MB এন্ট্রিই মূল প্রমাণ।
• ভ্যাট, এআইটি, রিটেনশন, অগ্রিম আদায় ও LD মিলিয়ে নিট প্রাপ্তি আগেই হিসাব করুন।
• সনদ ইস্যুর ২৮ দিনের মধ্যে পেমেন্ট প্রাপ্য; দেরি হলে লিখিতভাবে অনুসরণ করুন।

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন (FAQ)

সম্পর্কিত পাতা

তথ্যসূত্র

• National e-GP Portal — eprocure.gov.bd
• Bangladesh Public Procurement Authority (BPPA) — e-GP
• Bangladesh e-Government Procurement (e-GP) Guidelines (Revised), 2025
• Public Procurement Rules (PPR), 2025 ও তফসিল-২

---

সর্বশেষ হালনাগাদ: অক্টোবর ২০২৬ · টেন্ডার জমা দেওয়ার আগে সর্বদা eprocure.gov.bd-এর মূল নথি যাচাই করুন।